Information to be published

Class1 - Who we are and what we do                                                                        How the information can                        

(Organisational information, structures, locations and contacts,                                        be obtained

constitutional and legal governance). This will be current information only.                       

​

Who’s who on the Council and its Committees                                                                   Click here

​

Contact details for Town Clerk and Council members

(named contacts where possible with telephone number

and email address (if used))                                                                                               Click here

​

Location of main Council offices and accessibility details                                                 Click here

​

Staffing structure                                                                                                                 Click here 

​

 

Class 2 – What we spend and how we spend it

(Financial information relating to projected and actual income and expenditure,

procurement, contracts and financial audit)                                                                      

 

Current and previous financial year as a minimum                                                            Click here

​

Annual return form and report by auditor                                                                           Click here

​

Finalised budget                                                                                                                 Click here

​

Precept                                                                                                                                Click here

​

Borrowing Approval Letter                                                                                                  Hard copy only

​

Financial Regulations                                                                                                          Click here

​

Grants given and received                                                                                                 Click here

​

List of current contracts awarded and value of contract                                                    Hard copy only

​

Members' allowances and expenses                                                                                 Hard copy only

​

​

Class 3 - What our priorities are and how we are doing

(Strategies and plans, performances indicators, audits, inspections and reviews)

​

Business Plan (current and previous year as a minimum)                                                 Click here

​

Annual Report to Town Meeting                                                                                         Click here

​

Audit Reports                                                                                                                     Click here 

​

Class 4 – How we make decisions

(Decision making processes and records of decisions)

 

Current and previous council year as a minimum

​

Timetable of meetings (Council and any committee/

sub-committee meetings and parish meetings)                                                               Click here 

​

Agendas of meetings (as above)                                                                                     Click here 

​

Minutes of meetings (as above) – n.b. this

will exclude information that is properly regarded as private to the meeting.                 Click here 

​

Reports presented to council meetings – n.b. this will exclude information

that is properly regarded as private to the meeting.                                                       

​

Responses to consultation papers                                                                                   

​

Responses to planning applications                                                                                These are included

                                                                                                                                          in the minutes &

                                                                                                                                          on the planning

                                                                                                                                          page of the website

​

Bye-laws                                                                                                                           Hard copy only

​

​

Class 5 – Our policies and procedures

(Current written protocols, policies and procedures for delivering our services

and responsibilities)

 

Current information only

​

Policies and procedures for the conduct of council business:                                        

 

Procedural standing orders                                                                                             Click here 

Committee and sub-committee terms of reference (structures)                                     Click here

Delegated authority in respect of officers                                                                       

Code of Conduct                                                                                                             Click here

Policy statements                                                                                                            

​

Policies and procedures for the provision of services and about the

employment of staff:                                                                                                        

 

Internal instructions to staff and policies relating to the delivery of services

Equality and Diversity policy                                                                                          Click here

Health and Safety policy                                                                                                 Click here

Recruitment policies (including current vacancies)                                                       

Policies and procedures for handling requests for information                                     Click here

Complaints procedures (including those covering requests for information

and operating the publication scheme)                                                                          Click here

​

Information security policy                                                                                              Click here

​

Records management policies (records retention, destruction and archive)                 Click here

​

Data protection policies                                                                                                  Click here

​

Schedule of charges (for the publication of information)                                                See below

​

​

Class 6 – Lists and Registers

Currently maintained lists and registers only

​

Any publicly available register or list (if any are held this should be publicised;

in most circumstances existing access provisions will suffice)                                       

​

Assets register                                                                                                                Click here

​

Register of members’ interests                                                                                       Click here

​

Register of gifts and hospitality                                                                                       Click here

                                                                                                                                       (recorded in all minutes)

​

​

Class 7 – The services we offer

(Information about the services we offer, including leaflets, guidance and

newsletters produced for the public and businesses)

 

Current information only

​

Allotments                                                                                                                        Click here

​

Burial grounds and closed churchyards                                                                         Click here

​

Community centres and village halls                                                                               Click here

​

Parks, playing fields and recreational facilities                                                                

​

Seating, litter bins, clocks, memorials and lighting                                                        

​

Bus shelters                                                                                                                    

​

Markets                                                                                                                            Click here

​

Public conveniences                                                                                                       

​

Agency agreements                                                                                                        Hard copy only

​

Services for which the council is entitled to recover a fee, together

with those fees (e.g. burial fees)                                                                                    

​

Contact details:

Mr Ciaran Griffin

Town Clerk

Tel: 01787 372331

E-mail: ciaran.griffin@sudburytowncouncil.co.uk

 

 

Schedule of Charges

​

TYPE OF CHARGE          DESCRIPTION          BASIS OF CHARGE

​

Disbursement cost                      Photocopying @                     Actual cost

                                                    10p per sheet

​

                                                     Postage                                Actual cost of Royal Mail

                                                                                                  standard 2nd class 

​

​

​